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Protocolo de Entrega de Mercancía en SURTIMAYORISTA

1. Todos los productos serán entregados por el proveedor de la siguiente manera:

  1. En la dirección establecida que se detalla en la orden de compra realizada por SurtiMayorista.
  2. Las entregas de producto a SurtiMayorista se realizarán con base en la Fecha y Hora acordada con el coordinador de recibo y logística de cada punto de venta.
  3. En las Unidades de Compra y Exhibición Solicitadas por SurtiMayorista.
  4. El proceso de entregas en los respectivos recibos del almacén será asumido por el proveedor y de igual manera cualquier tipo de costo ó riesgo que esta implique.
  5. Si el proveedor decide realizar estas entregas a través de Operadores logísticos u otras compañías de transporte, la responsabilidad de lo que ocurriese dentro de las instalaciones de SurtiMayorista será como si se tratase del propio proveedor.
  6. El proveedor siempre informará a SurtiMayorista de manera formal y por escrito qué empresa logística o de transporte realizará la entrega de su producto, en caso que no lo haga él directamente. Cualquier cambio de las mismas también debe informarse por escrito antes de realizar una entrega.
  7. El proveedor debe garantizar que cualquier persona sea Directa o que trabaje a través de los Operadores logísticos de transporte y que estén realizando la labor de entrega de mercancía a SurtiMayorista, estén plenamente identificados con sus respectivos carnets, portar un documento con fotografía y tener vigentes los pagos de Seguridad social EPS y ARL.

2. Los compromisos de entrega por parte del proveedor en SurtiMayorista son los siguientes:

  1. Las entregas serán realizadas por el Proveedor de Lunes a Sábado y días festivos de acuerdo al horario que sea establecido por SurtiMayorista.
  2. Cualquier entrega fuera de los horarios establecidos por SurtiMayorista se tomará como un incumplimiento de Proveedor y será SurtiMayorista quien decida si recibe o no la Entrega.
  3. Si al proveedor se le presenta una novedad con la entrega programada este deberá informar de manera formal y por escrito a SurtiMayorista 24 horas antes de la fecha y hora acordada. De no ser así las cosas, SurtiMayorista se puede negar a recibir los productos y cancelar la Orden de Compra.
  4. En caso que se presente alguna Novedad o particularidad de la operación logística en SurtiMayorista, este se reserva el derecho de alterar el horario y el sitio de recepción de las órdenes de compra.

3. Los productos relacionados en la orden de compra de SurtiMayorista, deberán asegurar:

  1. El proveedor debe entregar el producto sobre el pallet tipo americano o estándar universal con medidas de 100 x 120 cm. (salvo PLUS establecidos con el área comercial y o logística).
  2. Por el lado que mide 100 cm, la altura es 10 cm y la distancia libre entre el taco del centro y el taco del extremo es de 29 cm.
  3. Por el lado que mide 120 cm, la altura es 10 cm, la distancia libre entre el taco del centro y el taco del extremo es de 39 cm (Ver imagen).
  4. El pallet debe demostrar que tiene el certificado del ICA (Norma NIMF No 15, resolución 00719 de 2004).
  5. La altura de los pallets podrá ser de 1,80, 1,60 y 1,30 Mts y deberá ser coordinada en el momento de la negociación, se definirá por PLU; En el caso de lácteos y productos perecederos como carnes frutas y verduras o productos congelados se tomaran medidas de acuerdo a su rotación, el peso máximo es de 1000kg. Por pallet.

4. El embalaje para Transporte de Producto UCR (Unidad de carga Reutilizable) tendrá las siguientes consideraciones:

  1. En la operación de SurtiMayorista se presentarán Embalajes de transporte de Productos en Adelante UCR (unidad de carga reutilizable), las UCR deberán entregarse en condiciones óptimas para el trasporte y movilización de mercancía, en caso de que la UCR no cumpla, esta será reemplazada y suministrada por surtimayorista. El costo de esta operación de cambio de UCR será asumida por el proveedor de acuerdo a las tarifas establecidas por surtimayorista
  2. Todo Producto que contengan los UCR deben estar protegidos de manera adecuada a través de con una película plástica (stretch film), siempre y cuando no excedan las dimensiones de UCR establecidas.
  3. Todas las entregas de producto las deberá realizar el proveedor en UCR Retornables. Todas las cantidades de UCR serán registradas en el sistema de SurtiMayorista al momento de recibir las entregas de Proveedor, además será registrado en el documento que le entregada al Conductor o representante del proveedor.
  4. Los UCR se recibirán en el SurtiMayorista donde el Proveedor efectúe la entrega. SurtiMayorista no se hará responsable por la devolución inmediata de los UCR, pues ese proceso se realizará de acuerdo a la disponibilidad de UCR con base en la información que suministre el sistema de SurtiMayorista.
  5. SurtiMayorista iniciara el proceso de devolución de las respectivas UCR, después de la tercera entrega que el proveedor efectué en la respectiva tienda.
  6. El plazo máximo con el que cuentan los proveedores para recoger sus UCR es de 3 meses posterior a la entrega de la Mercancía, Superado este plazo SurtiMayorista podrá hacer uso propio de ellos sin lugar a reclamación por parte del Proveedor.
  7. La entrega de cualquier UCR retornable a Proveedor será considerada como la misma recibida en la entrega. Si el proveedor cuenta con vehículos propios o se apoya a través de una empresa de transporte logístico, será el representante del Proveedor o el conductor quien acepte la devolución del número de UCR retornables hechos por SurtiMayorista. Todas las devoluciones que se realicen de UCR retornables serán soportados por SurtiMayorista a través de una Nota de entrega que será confirmada por escrito al representante del proveedor o al conductor.
  8. Todas las entregas que se hagan a SurtiMayorista en UCR deberán contener un solo producto (EAN14); en caso que no sea así y si contienen más de un producto, se denominará entrega conformada y será de mutuo acuerdo de surtimayorista con el proveedor, es decir existen casos en donde se coordine la entrega de pallets conformados por diferentes PLU en una misma UCR

Las entregas en SurtiMayorista deben hacerse en vehículos que tengan las siguientes características.

  1. Altura desde el suelo del vehículo: mínimo 120 cm (Tolerancia 10 cm)
  2. Ancho de vehículo: mínimo 240 cm
  3. La capacidad de carga del vehículo debe permitir la entrada en su interior de un Porta Estibas Eléctrico (2Ton).

5. El proveedor debe declarar al momento de ingresar a SurtiMayorista si el producto viene armado en pallet o sin paletizar (arrume negro), En caso de que el producto ingrese sin paletizar, se procederá a armar en el recibo de la tienda con el respectivo cobro.

6. La fecha de vencimiento de los productos que se compromete a entregar el proveedor deberán ajustarse a la norma vigente (resolución 2674 octubre 2013), El proveedor se deberá entregar con una sola fecha de vencimiento por PLU, en caso que un PLU entregado por el proveedor tenga fechas diferentes, Surtimayorista tomara la decisión de ingreso o no del producto.

7. Se realizará un control minucioso de las temperaturas de los productos perecederos al momento de ingresar a SurtiMayorista. En la descarga se verificará que los productos se encuentren a la temperatura adecuada y definida en las fichas técnicas del proveedor, En el caso de carnes, carnes frías y productos perecederos surtimayorista acompañara el recibo con el responsable del área.

8. Surtimayorista cuenta con descargue lateral, para realizar esta labor surtimayorista cuenta con los equipos necesarios, si el proveedor cuenta con los recursos para realizar descargue lateral deberá coordinar con Surtimayorista la capacitación de las entregas con Surtimayorista y la persona encargada de recibo y logística.

9. El representante del proveedor y/o Conductor que realiza la entrega son los responsables de garantizar el procedimiento de descargue y aceptación de la entrega, también confirmarán la cantidad de producto, número y tipo de ETP. Una vez confirmada la Aceptación se emitirá un comprobante de Entrega SurtiMayorista, el cual será entregado al representante del proveedor y/o Conductor y este a su vez hará llegar a Proveedor. Las anteriores definiciones deben cumplirse a cabalidad, si no se cumplen el proveedor estará obligado a aceptar como ciertas las cantidades no recibidas reportadas por SurtiMayorista, y se deberá emitir nota crédito sobre el ajuste de la respectiva factura.

10. Las entregas que realice el Proveedor de la misma orden de compra no podrán realizarse en vehículos diferentes, y cuando vengan varias órdenes de compra en el mismo vehículo estas deben venir separadas, o ser separadas al momento del descargue para ser tramitadas por el representante del proveedor y/o Conductor

11. El proveedor, sus representantes y/o Conductores que los representen tendrán acceso limitado a las instalaciones de SurtiMayorista y solo podrán permanecer en los lugares autorizados al momento de la entrega de productos. Así mismo los menores de edad no están autorizados a ingresar ni a realizar ningún tipo de labor.